Sebbene molti dicano che è arrivato il momento di digitalizzare, è evidente che la maggior parte dei documenti che girano in ufficio e negli ambienti di lavoro è ancora in forma cartacea. I documenti digitali ancora non hanno preso piede nella maggior parte degli spazi di lavoro e quindi risulta ancora necessario parlare di quali sono gli errori più comuni nell’archiviazione dare utili consigli in merito.
Le difficoltà di archiviare correttamente
Potrebbe sembrare facile ma archiviare correttamente i documenti non è un compito facile. Spesso e volentieri capita di non riuscire a trovare quello che serve, seppure sembrasse di aver trovato il miglior metodo di archiviazione. Purtroppo, una situazione di questo tipo fa perdere un sacco di tempo prezioso e avere lungaggini. Per risolvere, possono essere richiesti più e più volte gli stessi documenti agli utenti, facendo salire il nervosismo ma anche aumentare l’uso di carta, toner e via dicendo. A chiunque sarà capitato di andare in un ufficio o anche allo sportello della banca e vedersi chiedere più volte gli stessi documenti; capita perché il sistema di archiviazione non funziona: non è pratico ed è più veloce per gli addetti richiederli da capo ogni volta che si vuole fare un’operazione.
I problemi e le difficoltà dell’archiviazione possono essere legati a cambi di metodi di archiviazione, poca comunicazione tra i colleghi che vanno e vengono senza passaggio di consegne. Cambiare metodi di archiviazione dei documenti cartacei dell’ufficio in corsa senza rivedere tutto quello che è già stato archiviato, è un errore molto grave. La mancanza di sistemi e prodotti per l’archiviazione fa parte del problema che rallenta il lavoro e quindi può creare conseguenze negative sulla produttività.
Conservare proprio tutto è un altro errore che rende gli archivi voluminosi e ricchi di documenti in cui diventa difficile orientarsi.
Consigli pratici per archiviare
Oltre a usare strumenti tecnologici per acquisire documenti cartacei e tramutarli in digitali, si possono dare ulteriori consigli per l’archiviazione. Ove possibile, dovrebbe esserci una persona addetta all’archiviazione o che comunque faccia da punto di riferimento per l’archivio affinché non ci siano troppe persone diverse intente a mettere mano ai documenti, scompigliandoli. Un ambiente unico dove tenere i documenti è altrettanto indispensabile, evitando di sparpagliare documenti un po’ qua e un po’ là.
Avere a portata sistemi di archiviazione validi come raccoglitori ad anelli, buste trasparenti, post-it, etichette e simili è ovviamente il punto di partenza. Il meglio che si possa fare è creare un metodo ad hoc in base all’attività svolta perché risulta piuttosto difficile dare delle linee guida sull’archiviazione; infatti, ogni ufficio ha delle peculiarità e delle necessità differenti per quanto riguarda la consultazione dei documenti che possono esser di diversa natura (posta, contratti, schede cliente, fatture, pratiche, etc.).
In genere, si può dividere in gruppi in base alla diversa natura dei documenti. Si adotta poi un metodo che può essere cronologico, ottimo per documenti come fatture, oppure alfabetico, ideale per contratti e pratiche legate a persone e aziende.
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