5 Consigli per un Evento Professionale di Successo
Organizzare un evento professionale richiede attenzione e impegno.
Conferenze, meeting aziendali, raccolte fondi servono alle imprese per aumentare la visibilità, annunciare il lancio di nuovi prodotti e servizi, stringere legami commerciali con partner e fornitori, e rimanere in contatto con il pubblico.
Qualsiasi sia l’obiettivo del tuo evento professionale, è importante organizzarlo al meglio perché abbia successo.
Ecco 5 consigli per non lasciare nulla al caso.
- Definisci gli obiettivi
Definisci l’obiettivo del tuo evento per poter misurare il successo dell’iniziativa e calcolare il ROI.
In base ai diversi obiettivi, potrebbe essere più adatto un format piuttosto che un altro.
Ad esempio, se il tuo scopo è quello di annunciare una novità (il lancio di una nuova linea di prodotti, una collaborazione con un altro marchio, una nuova campagna promozionale, etc.), puoi organizzare un evento aperto al pubblico da sponsorizzare online e offline, in una location adeguata ad accogliere un gran numero di persone.
Di contro, se il tuo evento è riservato a collaboratori, partner commerciali e fornitori, puoi optare per una cena in un luogo più intimo, con inviti personalizzati inviati per posta.
Per un tocco di stile in più, manda insieme agli inviti un gadget aziendale da utilizzare durante l’evento, come portachiavi e lanyards con pass identificativo con cui scattare selfie ricordo da postare sulle pagine social dell’evento, magari contenuti in borse personalizzate per l’occasione.
- Imposta un budget
Come per ogni iniziativa marketing, anche per gli eventi è necessario avere ben chiaro il budget a disposizione.
Prevedi le spese da destinare alle campagne pubblicitarie e agli eventi aziendali già nel bilancio annuale, in modo da conoscere in anticipo quanto avrai a disposizione nel corso dell’anno.
Pianifica la spesa anche in base agli obiettivi, e usa strategie mirate per ottimizzare il tuo investimento a lungo termine. Un esempio è quello di offrire ai partecipanti dei gadget personalizzati appositamente per l’occasione in modo che il ricordo dell’evento duri a lungo e il nome della tua azienda rimanga nella loro mente per molto tempo.
- Scegli un tema
Per far risaltare l’evento, scegli un tema che faccia da leitmotiv e faciliti l’organizzazione dei dettagli. Bianco e nero, cena con spettacolo, quiz a premi sono solo alcune idee.
Adatta al tema inviti, menu, decorazioni, banner, pubblicità e, ovviamente, i tuoi regali promozionali.
- Manda gli inviti
Una volta definiti obiettivi, budget e tema dell’evento, è tempo di invitare i tuoi ospiti.
Manda inviti per e-mail, posta, sui social, e pubblicizza l’evento adeguatamente online e offline.
Assicurati di non dimenticare nessuno e, nel caso di eventi non aperti al pubblico, chiedi una conferma di partecipazione per organizzare tutti i dettagli.
- Pensa alla logistica
L’ultimo step riguarda l’organizzazione pratica dell’evento.
Dalla location all’eventuale rinfresco, dal parcheggio alla sicurezza, assicurati che tutto sia studiato nei dettagli per poter far fronte a ogni esigenza degli invitati.
Non tralasciare un piano B in caso qualcosa dovesse andare storto e prepara il tuo team a ogni evenienza.
Segui questi 5 consigli e organizza un evento professionale di successo.
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