In tempi di Coronavirus il ritorno al lavoro è l’argomento che monopolizza le testate locali e nazionali. Il livello di allerta è ancora elevato su tutto il territorio. Stiamo tutti lavorando per trovare i modi più efficaci per limitare il contagio: le aziende stanno adottando diverse misure di emergenza, tra cui l’utilizzo sempre più diffuso del cosiddetto “smart working”.
Il significato di smart working è qualcosa di più profondo e strutturato rispetto al semplice: “lavoro da casa”. Quindi cosa significa realmente? L’implementazione di un sistema di lavoro intelligente richiede un gruppo di interventi che incidono profondamente sulle abitudini, processi e strumenti in uso al lavoratore.
In piena pandemia, la primissima esigenza è evitare assembramenti sul posto di lavoro, organizzando i turni affinchè non vi siano mai più di un tot persone contemporaneamente in ufficio.
Certo, avere del personale che lavora fuori sede non è una novità. In quasi tutte le aziende è sempre stato normale che alcuni ruoli, come addetti alle vendite o consulenti, potessero lavorare in remoto, di solito sui siti dei clienti. In realtà ci sono alcune aziende, ad esempio quelle ingegneristiche, che lavorano principalmente nell’esportazione, per le quali avere molte persone che lavorano continuamente fuori sede e / o distribuite in tutto il mondo è sempre stato lo standard.
La differenza è che ora sono tutte quelle funzioni aziendali, che storicamente hanno presidiato l’ufficio, che stanno iniziando a lavorare da remoto. Le funzioni amministrative, risorse umane, gestione delle operazioni e molti altri agenti che in ufficio svolgono il ruolo di rappresentare la “fabbrica” che continua a produrre.
I gruppi di attività e processi che consentono alle persone di lavorare in modo efficace, indipendentemente dalla posizione della propria postazione di lavoro, stanno entrando sempre di più in modalitàù “smart working”.
In questo articolo vediamo una panoramica di metodologie e strumenti che possono aiutare a implementare il lavoro intelligente nelle aziende. Per farlo abbiamo chiesto la consulenza di un editore del portale, specializzato in lavoro da casa già in tempi non sospetti, Guadagnaresoldionlineoggi.info, che da sempre propone lo smart working come soluzione ideale per lavorare, guadagnare, e riappropriarsi di molta parte del proprio tempo.
- Le Metodologie
Le metodologie applicate sono ovviamente diverse e riguardano l’organizzazione del lavoro. Qualunque metodologia o gruppo di metodologie che si sceglie di adottare in una prospettiva di lavoro intelligente rientra nel concetto più generale di “Trasformazione digitale”.
Gli approcci più adottati in questi ultimi anni sono quelli che si chiamano “Agile”. Scrum e KanBan sono i più comuni, in particolare nel campo del software. Ovviamente è più facile applicare la metodologia Agile alle aree in cui è possibile definire progetti o team, mentre è più complicato farlo in contabilità, marketing e nel reparti produttivi più classici (e meno digitali).
Esistono altre metodologie, sempre sotto il nome di Agile, che sono meglio applicabili alle funzioni aziendali che lavorano per attività più continuative (come marketing, amministrazione e risorse umane). Il campo di studio è ancora in fermento e la letteratura è in continua evoluzione.
Le aziende che hanno già implementato le metodologie Agile sono aiutate ad adottare il lavoro intelligente, perché è facile:
Pianificare e monitorare l’avanzamento delle attività a medio termine,
Pianificare, gestire e monitorare le singole attività assegnate quotidianamente,
Autorizzare tutti gli attori coinvolti nel raggiungimento degli obiettivi,
Condividere quotidianamente i problemi per intervenire tempestivamente,
Condividere successi e progressi per motivare le persone.
Se da un lato aver applicato la metodologia Agile aiuta, dall’altro non è quasi mai vero che la società è al 100% Agile. In effetti, proprio a causa della diversità dei vari dipartimenti, spesso ci troviamo con dipartimenti agili al 100% e altri che si muovono principalmente in un modo vecchio (o in modo misto).
- Strumenti
Gli strumenti di lavoro sono diversi. I più comuni sono strumenti di comunicazione, dalle chat video e chat one-to-one che sostituiscono il vecchio telefono, a piattaforme collaborative.
In quest’ultimo campo, quello delle piattaforme collaborative, ce ne sono di svariati tipi, sia free che premium, dagli strumenti di project management (molti dei quali sono oggi in una prospettiva agile), a piattaforme più orizzontali che consentono di:
avere più persone che possono comunicare tra loro,
far lavorare più persone in modo coordinato,
condividere dati e informazioni da più sistemi e formati (file su cloud, attività, eventi su calendario, report),
ottimizzare l’interazione con il software gestionale già presente in azienda (spesso meno evoluto nella visione della trasformazione digitale ma altamente specializzato nella gestione delle operazioni).
Le piattaforme collaborative, siano esse generiche o specializzate, sono in gran parte strutturate attorno al concetto di squadra. Questo è il motivo per cui si definiscono “Team First”. Questo perché storicamente è stato il reparto software a spingere la creazione di queste piattaforme e gli sviluppatori agiscono in team e progetti.
Le piattaforme collaborative “Team First”, in particolare sul lato della comunicazione, prendono in prestito molti aspetti dalle piattaforme di comunicazione “User First” (in particolare focalizzate sull’utente), come WhatsApp. Ecco perché in Slack, Microsoft Teams o peer – ad esempio – puoi trovare chat di gruppo presenti anche su WhatsApp, con caratteristiche più evolute ma con limiti molto simili.
Il primo limite delle piattaforme “Team First” è che si deve lavorare comunicando in un modo che in gergo si definisce: “in silos”. Per fare un esempio pratico, si deve aprire ogni singola chat (o canale) per capire di cosa si tratta. Questi thread quindi abbinano l’argomento (o il processo) alle persone che devono discuterne, senza essere in grado di differenziare i ruoli (o meglio le funzioni aziendali) che stanno comunicando su quel thread. Ciò significa che a molti canali corrispondono molti “thread” o chat da seguire.
Di conseguenza, man mano che vengono creati gruppi di discussione mirati, le discussioni si moltiplicano. Ciò comporta una gestione incontrollata del flusso di lavoro e della crescita dei canali.
Pertanto, l’adozione di piattaforme “Team First” per l’intera azienda può essere controproducente in molti casi. Questo è il motivo per cui un’altra categoria di piattaforme collaborative è stata progettata per risolvere questo problema e far funzionare l’intera organizzazione e non solo i piccoli team. Le piattaforme concepite in questa visione vengono definite: “Organization first”.
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