È normale che durante il lavoro in ufficio per colpa di una mancata organizzazione precisa, ci siano delle perdite di tempo che rallentano la progressione del lavoro e delle commesse sospese. Per ottimizzare tempo ed evitare ritardi e mal organizzazione, leggi questi semplici 6 consigli.
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Aggiorna gli strumenti
Ovviamente, l’attrezzatura corretta ottimizza le attività dell’ufficio e sul posto di lavoro poiché è impensabile stare al passo con i tempi con materiali obsoleti. Se i computer, le stampanti, i modem etc. sono superati, è impossibile lavorare velocemente e ridurre i tempi. Anzi, spesso in situazioni di questo tipo, ci si ritrova a perdere un sacco di tempo per colpa di malfunzionamenti, guasti e rotture. Aggiornare gli strumenti per l’ufficio è un imperativo.
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Rispondi al telefono in piedi
Secondo gli ultimi studi effettuati, se parli al telefono stando in piedi, la telefona dura di meno. Se invece, rispondi al telefono stando seduta, è più facile che ti dilunghi perché ti trovi in una posizione comoda e il tuo cervello automaticamente si concede una pausa. Per ottimizzare il tempo a disposizione e ridurre al minimo le perdite di tempo, telefona stando in piedi e noterai subito la differenza rispetto a prima.
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Organizzati per il giorno successivo
Prima di uscire, fai mente locale su quello che devi fare il giorno dopo. Non serve programmare la giornata al minuto ma semplicemente mettere un po’ di ordine mentale. Se al mattino arrivi in ufficio e sai già da che cosa devi iniziare, perdi meno tempo e sei operativa prima degli altri. A fine giornata, ti basta fare un paio di post-it per individuare le priorità per il giorno dopo.
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Fai pause più frequenti e brevi
A tantissimi capita di avere screzi con il capo ufficio per via della pausa che è troppo lunga e fa perdere minuti preziosi. Per esser più produttivi e perdere meno tempo possibile, gli studi hanno confermato che invece vale la pena fare piccole pause più frequenti. Per esempio, alzati dalla tua scrivania per andare a prendere un caffè e poi torna subito; è più che sufficiente per staccare gli occhi dallo schermo e ottimizzare il lavoro.
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Multitasking senza esagerare
È vero che oggi moltissimi ambienti di lavoro richiedono capacità come il multitasking, ma bisogna fare attenzione perché tante volte può risultare deleterio. Se sei impegnata a seguire tante cose contemporaneamente, va a finire che le fai tutte con risultati scadenti. Se ogni volta che ti occupi di un lavoro, devi interrompere per fare altro, perdi la concertazione.
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Fissa degli orari per ogni attività
Per ottimizzare il tempo in ufficio, dovresti fissare degli orari precisi per ogni attività. Per esempio, dovresti dedicare un momento preciso della giornata per rispondere a tutte le e-mail senza doverlo fare ogni 10 minuti interrompendo quello che stai facendo. Fai lo stesso anche per le riunioni o dei semplici confronti con i colleghi senza chiacchierare ogni 10 minuti.
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