La gestione fornitori è sicuramente uno degli aspetti fondamentali per ogni attività imprenditoriale. Oggi la tecnologia e la digitalizzazione rendono questo processo molto più snello ed efficace rispetto al passato.

Software come la piattaforma di https://fatturapro.click/ permettono di digitalizzare completamente le comunicazioni con i propri fornitori, dalla ricezione e invio delle fatture elettroniche, agli ordini, alle procedure di pagamento.

Il vantaggio principale è la dematerializzazione delle informazioni che velocizza gli scambi e riduce drasticamente l’utilizzo di carta e la duplicazione dei documenti. Questo semplifica notevolmente la gestione dei propri fornitori e permette di ottimizzare le risorse interne, concentrandosi maggiormente sulle altre attività produttive e commerciali.

Inoltre la possibilità di archiviare e conservare in modo sicuro tutta la documentazione commerciale in formato digitale e averla sempre a disposizione con un semplice click rappresenta un notevole vantaggio in termini di produttività e gestione.

Gestione fornitori: ricezione e controllo automatico delle fatture dei fornitori

La digitalizzazione ha cambiato aspetto al business moderno. La corretta ricezione e gestione delle fatture elettroniche dei fornitori è un processo fondamentale per le aziende. Grazie ai software per la digitalizzazione dei flussi documentali, è possibile automatizzare questa attività, semplificando gli adempimenti e migliorando l’efficienza. Le fatture elettroniche ricevute sono automaticamente prelevate dal Sistema di Interscambio e importate nel gestionale aziendale. Qui sono sottoposte a diversi controlli per verificarne la correttezza formale:

1. Il formato XML della fattura è verificato per individuare eventuali errori nella struttura del documento.
2. Sono poi verificati i vari codici identificativi presenti nella fattura, come il codice destinatario, il codice fiscale del cliente e quello del fornitore, per accertarne la coerenza.
3. I dati relativi a quantità, prezzi e sconti riportati nella fattura sono confrontati con quelli contenuti negli ordini di acquisto correlati, per individuare eventuali discordanze.

Questi controlli, interamente automatizzati, permettono di rilevare tempestivamente eventuali anomalie nelle fatture ricevute, risparmiando tempo prezioso rispetto alla consueta procedura manuale. Le fatture conformi sono registrate e archiviate automaticamente nel sistema, rendendo la documentazione fiscale sempre disponibile e agevole da reperire e consultare.

Quindi, grazie alla digitalizzazione dei processi e alla loro ottimizzazione tramite software specifici, risulta possibile snellire ed efficientare la ricezione e gestione delle fatture dei fornitori, a vantaggio della produttività aziendale.

Gestione efficiente del magazzino acquisti

La corretta gestione del magazzino acquisti è un aspetto cruciale per la produttività e l’efficienza aziendale. Il software gestionale permette di automatizzare e semplificare questo processo, riducendo i costi e migliorando il controllo. I principali benefici derivanti da una gestione digitale del magazzino acquisti sono:

1. Monitoraggio preciso dei livelli di scorte: inserendo automaticamente nel sistema tutti i movimenti in entrata e in uscita del magazzino, è possibile avere in ogni momento una visione aggiornata delle giacenze di magazzino.
2. Calcolo degli ordini minimi: basandosi sui consumi medi e sui tempi medi di consegna dei fornitori, il sistema è in grado di calcolare automaticamente gli ordini minimi da effettuare, in modo da mantenere le scorte al livello ottimale.
3. Analisi dei costi: grazie alla registrazione centralizzata di tutti i dati relativi agli acquisti, come prezzi, sconti e altre condizioni negoziate con i fornitori, è possibile conoscere con precisione i costi delle singole referenze e del magazzino nel suo complesso.
4. Tracciabilità dei lotti: se i prodotti acquistati sono tracciati per lotti, il sistema consente di archiviare le relative informazioni (data di produzione, scadenza, ecc…) e risalire velocemente a quello specifico lotto in caso di necessità.

La dematerializzazione dei processi relativi al magazzino acquisti, attraverso la registrazione centralizzata di tutte le informazioni e la gestione automatizzata delle principali attività, permette di ottimizzare la gestione degli approvvigionamenti, riducendo costi, tempi e margini di errore.

Gestione dei fornitori: reporting e analisi

La reportistica e l’analisi dei fornitori sono strumenti indispensabili per monitorare le performance della propria supply chain e adottare le azioni correttive necessarie. Un software gestionale aziendale, raccogliendo e organizzando tutte le informazioni relative agli acquisti, consente di generare in modo semplice e automatico report utili per:

1. Monitorare gli impegni assunti con i singoli fornitori: confrontando gli importi delle fatture ricevute con gli ordini di acquisto, è possibile rilevare eventuali scostamenti e attivarsi di conseguenza con i propri fornitori.
2. Analizzare le performance dei singoli fornitori: valutando parametri come qualità, tempestività delle consegne, aderenza alle condizioni contrattuali, è possibile comparare i diversi fornitori e identificare quelli più in linea con le proprie esigenze.
3. Tenere sotto controllo i KPI strategici: monitorando costantemente indicatori chiave come rotational index, fill rate, lead time, è possibile intervenire tempestivamente per migliorare l’efficienza della supply chain.

In particolare, attraverso reportistica ad hoc è possibile:

• Calcolare per ciascun fornitore l’importo delle fatture ricevute in un determinato periodo e gli scostamenti rispetto alle previsioni o agli impegni contrattuali
• Confrontare le performance annue di più fornitori appartenenti alla stessa categoria merceologica
• Tracciare l’andamento nel tempo di KPI come i tempi medi di consegna per i propri fornitori strategici

Generare in modo automatico report dettagliati sugli acquisti e sui propri fornitori permette di valutare periodicamente le proprie prestazioni e apportare, se necessario, modifiche ai processi interni o alla selezione dei fornitori stessi, al fine di ottimizzare la supply chain.

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