Cosa fa un buon programma per fatture elettroniche
C’è chi confonde ancora oggi la fattura elettronica con una fattura salvata in formato elettronico. La seconda è una copia digitale di un documento cartaceo di vecchio tipo, salvata in formato a scelta di chi la conserva. Le fatture elettroniche sono ben altro, si tratta infatti di documenti che sono creati, gestiti e inviati seguendo un preciso protocollo, che prevede anche un diretto controllo da parte dell’Agenzia delle Entrate. Per creare una fattura di questo genere è necessario avere a disposizione un programma per fatture elettroniche, scelto tra quelli oggi disponibili in commercio.
Cos’è una fattura elettronica
Una fattura elettronica è un documento compilato in formato XML, che deve essere inviata al cliente attraverso il Sistema di Interscambio, gestito dall’Agenzia delle Entrate. Il pagamento dovrebbe avvenire per via telematica e alcuni programmi per fatture elettroniche inviano al cliente anche una copia della fattura in versione DOC o PDF, in modo che gli sia più facile leggere e conservare il documento. Per creare una fattura elettronica è quindi necessario non solo avere a disposizione un software che sia in grado di leggere e gestire i file XML, ma anche di entrare in contatto con il Sistema di Interscambio. In caso contrario per l’azienda sarà impossibile utilizzare la nuova fatturazione elettronica.
A chi serve
Ad oggi la maggior parte delle aziende che operano in Italia ha l’obbligo di usare le fatture elettroniche; sono esonerati dall’obbligo esclusivamente coloro che aderiscono al sistema forfettario e alcune categorie professionali specifiche. Per altro, il fatto che per costoso l’obbligo non sia presente, visto che comunque riceveranno dai fornitori fatture elettroniche, è probabile che molti utilizzino il nuovo sistema al posto delle fatture cartacee. Le aziende che hanno a che fare con la Pubblica Amministrazione usano la fatturazione elettronica sin dal 2015, anno in cui è entrato in vigore l’obbligo per questo ambito.
A cosa serve
Avere a disposizione un buon programma per la fatturazione elettronica permette di approfittare di tutti i vantaggi di questa nuova tecnologia. Compilare una fattura elettronica può essere infatti più rapido e sicuro, a patto di avere a disposizione un data base con le anagrafiche dei clienti e un’interfaccia semplice da utilizzare. Un buon programma per fatture elettroniche monitora l’invio delle fatture e la ricezione da parte del Sistema di Interscambio; inoltre è possibile anche attivare un sistema di avviso per i clienti, nel caso in cui le fatture non siano pagate entro i termini pattuiti. I programmi oggi disponibili non solo gestiscono le fatture attive, ma sono in grado anche di acquisire quelle passive, automaticamente, inserendole nella gestione contabile aziendale.
Meno carta, meno problemi
La fatturazione elettronica ha introdotto anche una serie di interessanti cambiamenti alla gestione e alla conservazione delle fatture. Questi documenti si devono infatti conservare in formato originale, quindi digitalmente. Questo permette di limitare lo spazio da dedicare alle fatture pregresse, che un tempo occupavano enormi faldoni, soprattutto in alcune realtà. Inoltre non è più possibile che la fattura sia smarrita, che non raggiunga il cliente o che sia rinviata al mittente, visto che il sistema di interscambio monitora ogni passaggio in modo accurato.
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