Archivi cartacei, ancora una grande risorsa. Come ottimizzarli e renderli funzionali
Per molti oggi l’archiviazione cartacea potrebbe sembrare qualcosa di antico, un retaggio tramandatosi dal passato ma che non ha senso di esistere. Con la digitalizzazione, infatti, in molti ambienti di lavoro, oggi si è passati alla gestione elettronica dei documenti, eppure quella cartacea oggi resta essenziale in diversi settori.
Studi legali, commercialisti e piccole aziende per ragioni legali, storiche o operative non possono farne a meno, la differenza sta nella buona gestione dei documenti stampati, ottimizzandone i processi. E quando parliamo di gestione efficace non ci riferiamo solo all’organizzazione dello spazio ma anche all’efficienza operativa con rapidità di accesso alle informazioni fino a riguardare anche la sicurezza dei documenti.
È per questo che è necessario organizzare i documenti in maniera sistematica, per facilitarne la consultazione, prendendo in considerazione il tipo di documenti che si conserva ma anche per quanto tempo è necessario archiviarlo e la frequenza di consultazione. Motivi questi che spingono a creare un vero e proprio archivio veloce e semplice da consultare, dinamico e funzionale, indispensabile al lavoro, e non solo un deposito di carta.
Oltre ad organizzare l’archivio in base alla tipologia di documenti che si conservano è indispensabile avere anche gli strumenti adatti per farlo, da quelli più semplici a quelli più specifici. Di certo non possono mancare le buste trasparenti che proteggono le stampe e danno allo stesso tempo visibilità per una facile consultazione.
Vi si affiancano anche etichette e separatori che facilitano la divisione dell’archivio in sezioni diverse. Infine, le scatole per archivio, quelle nelle quali si possono conservare i documenti meno utilizzati ma che richiedono di essere anche ben protetti. Si può fare riferimento all’ampia gamma di scatole di cartone formato A4, specifiche per l’archiviazione dei documenti, che si trovano sul sito di Raja. Sono rivestite esternamente in kraft per una maggiore protezione e resistenza nell’imballaggio, pratiche e modulabili.
Oltre al formato A4, è possibile scegliere anche quelli in formato A3 e A5, in base alle esigenze di archiviazione, con dimensioni leggermente più grandi rispetto ai documenti, per favorirne l’inserimento.
Infine, quello che occorre, sono i sistemi di archiviazione personalizzati da scegliere in base alle esigenze: da scaffalature su misura, per chi ha necessità di sistemare uno spazio specifico e con misure non standard, ai sistemi di archiviazione mobile che puntano ad ottimizzare lo spazio.
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